fbpx

5 gode grunde til at komme i gang med Microsoft Teams 

5 gode grunde til at komme i gang med Microsoft Teams 

 ·  Microsoft 365

Nøgleordet for arbejdspladsen anno 2020 er samarbejde. I mange virksomheder bruges op mod 80 procent af tiden på at samarbejde med andre. Det kræver effektive værktøjer, der skaber overblik og transparens for alle. Netop dét kan Microsoft Teams. 

Hvad er Microsoft Teams? 
Teams er en Office 365-applikation, der gør det muligt at kommunikere og samarbejde på kryds og tværs med kolleger og samarbejdspartnere i og uden for virksomhedenMange beskriver også Teams som en ”samarbejdshub”, dvs. en platform, hvor den daglige koordination og informationsudveksling finder sted.  

 

Her giver vi dig 5 gode grunde til at lade 2020 være startskuddet til mere overskuelige arbejdsgange og effektivt samarbejde med implementeringen af Teams.   

 

1. Aflast din indbakke med en mere effektiv samarbejdsplatform 

Du kender det nok godt – problemet med overfyldte og uoverskuelige mail-indbakker.  

Din indbakke er nemlig struktureret kronologisk, og det er op til dig selv at organisere den yderligere. Det er der bestemt nogen, der tager alvorligt med sindrige mappe-strukturer, men indsatsen kommer ikke andre i virksomheden til gode. For det store flertal forbliver indbakken en uoverskuelig sump af usammenhængende informationer.   

 

Derudover er der problemerne med over- og underinformation. Er du leder, kender du helt sikkert problemet med at være cc på alt for mange uvedkommende mails. Et andet udbredt fænomen er mailkorrespondancer, der sander til i personlig smalltalk. På den anden side har du sikkert også oplevet at mangle information, når du bliver involveret i et projekt, men ikke har adgang til mailkorrespondancer eller de dokumenter, der tidligere er blevet udvekslet.   

 

Med Teams får du overskuelig kommunikation i realtid organiseret efter kontekst og emne. Kommunikationen er organiseret i teams og kanaler: Et team er en gruppe personer, som er samlet om en opgave eller arbejdsområde, mens kanaler er de samtaler, du fører med dine team-medlemmer. Hver kanal er dedikeret til et specifikt emne og danner et samarbejdsområde, hvor du kan skrive sammen, dele noter og relevante filer eller tilknytte bestemte applikationer, som teamet ofte bruger.  

 

På den måde bliver det nemt at lokalisere bestemt information, og team-medlemmerne kan selv holde sig ajour med samtalens/samarbejdets udvikling. Har du brug for respons fra en bestemt kollega, nævner du bare vedkommende med @-symbolet, ligesom du kender det fra fx LinkedIn. 

 

2. Én indgang til alle dine applikationer

Mister du nogle gange overblikket, når du får for mange programmer åbnet op på én gang og pludselig sidder med adskillige dokumenter, regneark og præsentationer i hvert deres vindue?  

 

Som vidensarbejder i det 21. århundrede (og ja, det inkluderer langt de fleste af os) er de gode, gamle Office-programmer en uundværlig del af hverdagen. Ofte kan man ikke løse én opgave uden at benytte flere forskellige programmer med en række vinduer åbne. Samtidig kommer der hele tiden nye smarte applikationer, som man skal forholde sig til og bruge i det daglige arbejde 

 

Teams er integreret med Office-pakken og Microsofts andre tjenester som Power BI og PlannerPå den måde bliver Teams en slags portal, der samler alle de applikationer, du bruger i hverdagenså du kun behøver at have en enkelt vindue åbent. Det er et kæmpe plus i hverdagen, – jo mere overskueligt dit arbejds-setup er, des mere får du fra hånden. 

 

Udover chat understøtter Teams også video og tale. Faktisk er Skype for Business fuldt ud integreret i Teams og vil fra midten af 2021 ikke længere være et selvstændigt produkt. Med Teams sidder du altså i midten af dit eget samarbejdshub, hvor du nemt kan styre samarbejdet med dine kolleger og andre samarbejdspartnere via skrift, tale, video og fil-deling.  

 

3. Integrer medarbejdernesforetrukne applikationer uden at gå på kompromis med sikkerheden

28 % af alle medarbejdere bruger mindst ét ikke-godkendt værktøj til at supplere de programmer og værktøjer, deres arbejdsplads stiller til rådighed. De gør det, fordi de har god erfaring med værktøjerne, og fordi de har fokus på at få deres arbejdsopgaver i mål. Men samtidig udsætter de virksomhedens følsomme data for en meget høj sikkerhedsrisiko – ofte helt uvidende. 

 

Problemet er løst med Teams, som stiller et brugerdefinerbart landskab til rådighed, omkranset af et sikkert og kontrollerbart miljø i form af Office 365. Opgraderer du til Microsoft 365, kan du yderligere sikre en automatiseret og universel håndhævelse af virksomhedens sikkerhedspolitikker.  

 

Med Teams kan du trygt lade dine medarbejdere benytte de værktøjer, de foretrækker, hvad enten de er en del af arbejdspladsens it-setup eller ej. Ved at tilgå applikationerne via Teams, er virksomhedens data sikret, mens indholdet og bruger-oplevelsen er nøjagtigt den samme 

 

4. Arbejd hvor som helst når som helst

Med Teams på den bærbare eller som en app på mobilen kan du fortsætte arbejdet, hvor du slap eller følge op på en henvendelse når som helst og hvor som helstSelvfølgelig er det vigtigt at holde fri, når man har fri, men med nutidens fleksible arbejdsliv er det alfa og omega at kunne arbejde lige så effektivt på farten som på kontoret.  

 

Med Teams undgår du besværet med at logge ind på dit fjernskrivebord for at få adgang til dokumenter og fællesdrev, og du slipper for at gemme dokumenter lokalt på din bærbare computer eller din mobil – hvilket i øvrigt er en dum sikkerhedsrisiko og et totalt GDPR no-go, hvis du har med personoplysninger at gøre. 

 

5.Vidensdeling, der fungerer

Det er ikke altid de samme personer, der starter et projekt, som også afslutter det. Folk bliver involveret i et projekt på forskellige tidspunkter af dets levetid. Har du været på ferie, syg eller er ny i et projekt, kan du med Teams hurtigt og nemt lade dig opdatereDet samme gælder nye medarbejdere. Med Teams kan du følge en kommunikationstråd, se de seneste ændringer og samtidig gå tilbage i tid og ajourføre dig på historikken. Det sparer tid og gør, at du hurtigt er up-to-date. Ja, ifølge Microsoft selv, oplever medarbejderne, at den tid de bruger på at søge oplysninger reduceres med 35 procent.  

 

Teams kan også bruges som intranet til intern videndeling. I hver kanal kan du nemt oprette en wiki med generel information, der er relevant i den givne sammenhæng. På den måde har alle hurtig adgang til teamets eller virksomhedens samlede viden, og virksomheden bliver mindre sårbar over for nøglemedarbejderes fravær.  

 

Konklusion: Teams øger produktiviteten i din virksomhed 

Microsofts mission er at styrke enhver person på kloden til at opnå mere. Det lyder fornemt, men handler ganske enkelt om effektivitet, overskuelighed og transparens. Med Teams er du godt i gang med at øge produktiviteten i din virksomhed og dermed klæde virksomheden på til vækst og succes 

 

Teams er gratis for alle Office 365-brugere 

Har din virksomhed allerede licens til Office 365 eller Microsoft 365, kan I gå i gang med at bruge Teams kvit og frit. Ja, faktisk vil vi påstå, at du først får fuld valuta for pengene, når Teams’ store potentiale også udnyttesLad 2020 være startskuddet! 

Tilbage
 

Vil du vide mere?

Første skridt på vejen til en IT-løsning, der fungerer hver eneste dag, er et godt møde.
Lad os mødes og tale om jeres behov og udfordringer, så finder vi den rette løsning til jer.

book møde

IT Forum Esbjerg bruger cookies for at forbedre din oplevelse, vurdere brugen af de enkelte elementer på websitet og til at støtte markedsføringen af vores services. Ved at klikke videre på websitet accepterer du websitets brug af cookies.